Googleドキュメントで作ったファイルをWordに変換できますか？

できます。「ファイル」→「ダウンロード」→「Microsoft Word（.docx）」で変換できます。行政機関への提出でWord形式が求められる場合でも対応できます。

テンプレートを誰かに誤って書き換えられるのを防ぐ方法はありますか？

ドライブで「コメント権限」のみ付与すると、相手は内容を閲覧・コメントできますが編集はできません。また「テンプレートは編集せず、コピーして使う」というルールを事務所内で決めておくことも効果的です。

申請の種類ごとに説明文や確認事項が異なります。毎回ゼロから書くのではなく、テンプレートを用意しておくことで作業時間が安定します。

Googleドキュメントでテンプレートを管理するメリットは、「変更履歴が自動で残る」ことです。

エクセルや紙でテンプレートを管理していると、「この文言、前はどう書いていたっけ」「いつ変えたんだろう」という確認が後から難しくなります。

Googleドキュメントはすべての変更が自動で記録されます。「ファイル」→「変更履歴」→「変更履歴を表示」から、誰がいつどこを変えたかを遡って確認できます。

ヒアリングシートの場合、以下のような構成が整理しやすいです。

申請種別ごとにドキュメントを1つずつ作成し、Googleドライブの専用フォルダにまとめます。

行政書士業務では、都道府県によって様式や手続きが異なるケースがあります。

ドキュメントをコピーして「〇〇県版」として保存する方法が手軽です。共通部分はそのまま、都道府県固有の部分だけ修正すると、更新漏れが起きにくくなります。