Gmailのテンプレート機能はどこで設定しますか？

Gmailの設定（歯車アイコン）→「すべての設定を表示」→「詳細」タブ→「テンプレート」を有効にします。その後、作成画面の「その他のオプション（︙）」→「テンプレート」から保存・呼び出しができます。

テンプレートはいくつまで保存できますか？

Gmailのテンプレートは最大50件まで保存できます。

行政書士のメール対応には、似たような文面を繰り返し書く場面があります。

問い合わせへの受付確認、書類が足りない場合の連絡、申請が完了したときの報告——内容の軸は決まっているのに、毎回書いていると時間が積み上がります。

Gmailのテンプレート機能を使うと、一度作った文面をクリック数回で呼び出せます。

以降は、返信・作成画面の「︙」→「テンプレート」から呼び出せます。

受付確認 お問い合わせをいただきありがとうございます。内容を確認のうえ、〇営業日以内にご連絡いたします。

書類不備の連絡 ご提出いただいた書類を確認いたしました。以下の書類が不足しているため、ご準備をお願いいたします。

申請完了の報告 このたびのお手続きが完了いたしましたのでご報告いたします。引き続きお役に立てることがありましたらお声がけください。

テンプレートを呼び出した後、顧客名や具体的な内容を書き加えて送ります。「書く」から「確認して送る」に変わるだけで、1通あたりの時間が変わります。

Geminiを使ったメール返信の下書き自動化も組み合わせると、さらに効率化できます。